Disponibilidad de la información:
La automatización de la gestión documental facilita su óptima administración, evitando pérdidas de documentos.
Garantiza la posibilidad de acceso a la información de manera oportuna, precisa, rápida y eficaz.
Resguarda la documentación original.
Permite la visualización en forma simultánea por distintas personas.

Reducción de costos, se traducirá en:
Ahorro de insumos de impresión, ya que no será necesario trabajar con copias o sucesivas impresiones de documentos.
Ahorro de microfilmaciones.
Ahorro en distribución de documentos.
Ahorro en recursos destinados al almacenamiento y mantenimiento de archivos: tanto recursos humanos como físicos.
Ahorros en la búsqueda y recuperación de documentos.

Optimización de recursos:
La automatización de documentos optimiza los tiempos de trabajo de las personas en la organización.
Ya no deben destinar tiempos a búsqueda de documentos, reproducción, tiempos de espera de recuperación de documentos mientras son utilizados por otros departamentos de la organización, entre otros.